Wer plant und organisiert eigentlich den Jugendtag?

Jede Großveranstaltung muss frühzeitig und sorgfältig geplant werden – so natürlich auch der Süddeutsche Jugendtag, der von 7. bis. 9. Juli 2023 im Olympiapark München stattfinden wird. Mit der Planung und Organisation des Jugendtags hat unser Bezirksapostel die „Planungsgruppe des Süddeutschen Jugendtags“ beauftragt. 

Innerhalb dieser Planungsgruppe gibt es ein Leitungs- und Entscheidungsgremium, dem Apostel Hans-Jürgen Bauer aus dem Bereich Ulm vorsteht. Zudem gibt es sieben Projektgruppen für die Bereiche Inhalte, Musik, Freizeit, Gottesdienst, Veranstaltungstechnik, Logistik und Kommunikation. Diese Projektgruppen sind mit süddeutschen Apostel und Bischöfen sowie mit Mitarbeitern des Verwaltungs- und Dienstleistungszentrums der Gebietskirche Süddeutschland und einigen ehrenamtlichen Experten besetzt.

Hört sich ganz schön kompliziert an? Das fanden wir vom SJT-Kommunikationsteam auch. Und deshalb haben wir Apostel Bauer viele Fragen gestellt, wer was wie eigentlich genau macht. Er hat uns einen Einblick in die Arbeit der Planungsgruppe gegeben.

Wie weit im Voraus beginnen denn die Planungen für einen Süddeutschen Jugendtag? Dies war die erste Frage, die der Apostel folgendermaßen beantwortete: Etwa zwei Jahre vor dem Jugendtag beginnt die Planung. Das liegt vor allem daran, dass große Hallen oder Messegelände wie der Olympiapark München oder auch die Landesmesse Stuttgart sehr frühzeitig gebucht werden müssen. 

Nachdem der Termin für den Jugendtag mit dem Bezirksapostel abgestimmt und die Location gebucht ist, trifft sich die Planungsgruppe etwa einmal im Monat. Die einzelnen Projektgruppen besprechen sich zusätzlich in gesonderten Treffen. Da die Mitglieder quer verteilt in ganz Süddeutschland wohnen, finden die Arbeitstreffen oftmals als Videokonferenz statt. Ganztägige Besprechungen werden als Präsenztreffen im Kirchengebäude in Ulm-Ost eingeplant. 

Und natürlich gibt es auch Vor-Ort-Begehungen am Veranstaltungsort direkt, im diesjährigen Fall also im Olympiapark in München. Da wird die Arena in der Olympiahalle besichtigt, und es gibt viele Punkte zu besprechen: Auf welcher Seite soll die Bühne stehen? Wie weit werden die Ränge besetzt? Wie viele Plätze benötigt der Chor? Auf welcher Höhe sitzt das Orchester? Wie sind die Zugänge geregelt? Wie viele Räume gibt es für die Workshops? Welcher Raum steht der Redaktion zur Verfügung? Wo kann der Blumenschmuck für den Gottesdienst vorab gelagert werden? Fragen über Fragen, die im Laufe eines Tages nicht alle geklärt werden können und über die beim nächsten Planungstreffen nochmals gesprochen werden muss.

Welche besonderen Herausforderungen gibt es bei der Planung eines Jugendtages? Darauf hat Apostel Bauer ganz schnell eine Antwort: „Der große Teil der Planung wird zusammen mit Ehrenamtlichen betrieben, für die der Jugendtag eine zusätzliche Arbeit ist. Dabei müssen wir schauen, dass niemand überfordert wird und die Arbeit für alle gut machbar ist,“ erläutert der Apostel. „Es ist immer toll, dass Schwestern und Brüder da sind und sich engagieren. Das zeigt ihre Liebe zur Jugend und zum Glauben. Dafür bin ich besonders dankbar!“ 

Apostel Bauer ist seit vielen Jahren für die Organisation von Jugendtagen verantwortlich. Wie viele Jugendtage er schon organisiert hat, weiß der langjährige Jugendleiter selbst nicht mehr so genau: „Voll verantwortlich habe ich etwa 20 Jugendtage organisiert, als Mitglied in Planungsgruppen waren es sicher 35 oder 40 Jugendtage,“ erzählt er mit einem Lachen. Dazu muss man wissen, dass „früher“ die Jugendtage in einem anderen Rahmen stattfanden, nämlich für kleinere Gebiete. Meist wurden Jugendtage für nur einen oder zwei Apostelbereiche veranstaltet. So kam es, dass in einem Jahr oftmals drei Jugendtage in Süddeutschland stattfanden, oftmals in Sindelfingen, Offenburg, Augsburg oder Nürnberg. Heute gibt es einen zentralen Jugendtag für die gesamte Gebietskirche. 

Als ganz besonderen Höhepunkt unter den vielen Jugendtagen hat Apostel Bauer den EJT 2009 erlebt. Er war innerhalb des großen Planungsstabs für den Bereich Musik verantwortlich: „Das war ein ganz anderes Ereignis als alle anderen zuvor mit vielen Öffnungen und Neuerungen, mit viel Offenheit und Freundlichkeit." Auch beim IJT 2019 war der Apostel im Planungsstab sowie der Leiter der Projektgruppe Musik. „2019 gab es dann zum ersten Mal einen deutschlandweiten Chor“, schwärmt der Apostel.

Doch nach dem großen IJT 2019 kam im Jahr darauf die Corona-Pandemie, die Absagen und Einschränkungen mit sich brachte. Apostel Bauer ist froh, dass in diesem Jahr endlich wieder ein mehrtägiger Jugendtag unter normalen Bedingungen stattfinden kann. Zahlreiche Programmpunkte werden dabei von verschiedenen Jugendgruppen geplant. Jeder Apostelbereich ist in irgendeiner Art und Weise in die Programmplanung eingebunden. Über die Kirchenbezirke wurde Abfragen gemacht, welcher Bezirk welche Veranstaltung auf dem Jugendtag organisieren kann.

Was war die größte Herausforderung bei der Planung des diesjährigen Jugendtags? „Eindeutig das Catering, die Projektgruppe Logistik hatte es nicht einfach“, sagt der Apostel etwas angespannt. Im Olympiapark gibt es nämlich nur ein einziges Cateringunternehmen. Entsprechend kann der Monopolist seine Preise ohne Konkurrenz frei festlegen. Zudem hatte das Unternehmen zahlreiche Wechsel bei den Mitarbeitern und es gab es viele Probleme, bis endlich ein belastbares Angebot für das Catering beim SJT 2023 vorlag. Nun scheint auch diese Herausforderung gemeistert zu sein – in der Hoffnung, dass am Jugendtagswochenende alles reibungslos läuft und die Teilnehmer gut versorgt werden. 

Sicher wird es - wie bei allen Großveranstaltungen - auch einige Last-Minute-Herausforderungen geben. Doch auch die werden Apostel Bauer und die gesamte Planungsgruppe ruhig und besonnen anpacken, damit das Ziel des Süddeutschen Jugendtags erreicht werden kann: nämlich die Jugendlichen für Gottes Werk und Gottes Sache zu begeistern.